Lo que no te dicen financieramente acerca de los OKRs

Definir un OKR, no es un ejercicio sencillo. Implica la búsqueda implacable por ganar el máximo alineamiento hacia la estrategia corporativa y las diferentes unidades de negocio que trabajan en el sistema. Hacer OKR es una apuesta por disminuir la complejidad del sistema con la máxima simpleza: plantear objetivos y resultados clave conectados entre sí.

Los OKRs los puedes adoptar tan complejos como elijas. Esta complejidad tiende a radicar en el diseño, la planificación del trabajo, la complejidad de su seguimiento en múltiples niveles, además de la forma en la que te interrelacionas y compartes información de tus avances; la manera en la que aprendes y en la que concluyes tu ciclo. La gestión de entornos complejos, financieramente en una compañía, estará relacionada con las horas/hombre y el presupuesto que en ello inviertes.

Hablar de presupuestos e inversiones en decisión de adoptar OKRs es algo que debes considerar y que a veces olvidamos en la adopción de nuevos modelos de trabajo. Evidentemente, no solo es adoptar por adoptar, sino que además el beneficio esperado debe ser mayor que la inversión de tenerlos. Regla básica de los negocios. Hacer OKRs lo son.

Vamos a hacer un ejercicio simple de cálculo. Imaginemos que tenemos un equipo operativo de tecnología con 9 integrantes que lleva por nombre Prometeo. El costo por hora de este equipo es de $54 USD. A partir de esto, podemos hacer la siguientes estimaciones para un ejercicio trimestral:

• Aprendizaje inicial de OKRs: 4 horas.

• Diseño de OKRs: 6 horas.

• Planificación de trabajo para cumplir los OKRs: 8 horas.

• Seguimiento de OKRs y BAU: 12 horas.

• Retrospectivas e implementación de acciones de mejora: 5 horas.

• Quaterly Business Review (QBR): 12 horas.

Rápidamente, podemos llegar a la conclusión que un equipo nuevo en OKR, con una dedicación estándar, puede consumir 47 horas en promedio por trimestre, con un costo de inversión de $2538 USD. Si a esto le quitamos la formación inicial y lo llevamos a los 4 trimestres del año, haría un total de $9504 USD anuales por un equipo que hace OKRs. Imagínate ahora, este monto, multiplicado por la cantidad de equipos que tiene tu organización.

¿Realmente somos conscientes que el equipo Prometeo, necesita que el beneficio de hacer OKRs debe exceder los $9504 USD más el porcentaje de ROI que la empresa busca garantizar? Muchas personas y equipos no analizan estos costos y solo trabajan OKRs por moda. "Allí está el detalle, joven", decía el amigo Cantinflas.

Evidentemente, no todos los equipos están en la capacidad de garantizar al mediano o largo plazo esta inversión. Ahora puedo repetirte lo que vengo compartiendo constantemente en mis charlas: Los OKRs no son para todos (ni lo deben de ser).

Para adoptar OKRs, cada equipo debe garantizar que el costo generado debe tener un retorno esperado, sino no es inversión, es gasto. Si a nivel de equipo no puedes garantizar eso, pues no bajes a ese nivel de adopción operativa, quédate en el nivel táctico. No hay ciencia, los números hablan por sí solos.

La clave está en la eficiencia

OKR no es un método ágil, es un modelo de trabajo más cercano a la eficiencia, más cercano al Lean. No es raro que sus predecesores vengan de esa linea como el Hoshin Kanri. Y sí, pues, la clave, como lo habrá notado, es que los tiempos estimados de trabajo sean los mínimos posibles, sin llegar al detrimento de la calidad operacional.

Hacerlos eficientes no es hacerlos rápido. Debemos garantizar un equilibrio entre el tiempo empleado y los resultados obtenidos. Conforme vayamos trabajando en ciclos repetitivos, es común que los tiempos vayan disminuyéndose al comprender mejor los contextos de trabajo.

Tips

1. En tu formación y aprendizaje inicial, busca modelos de aprendizaje tipo taller antes que hacerlo en modelo charla. Los OKRs son un modelo de ensayo y error. Una sesión de 2 horas puede ser más que suficiente.

2. En el momento del diseño, colócate timebox o tiempos máximos de trabajo. Puedes utilizar una proporción del 20% del tiempo estimado para tus objetivos y un 80% para elegir tus resultados clave. Con lo que tengas, acabado tu timebox, empieza.

3. Planifica para el trimestre pero a alto nivel. Puedes colocar un timebox también para esto. Ponle mucho foco a las dependencias y riesgos. Calendarízalos.

4. Doble seguimiento. El seguimiento de negocio (avance de OKRs), máximo de 1 hora cada mes o mes y medio. El seguimiento operativo (de tus diversos planes), al menos 30 minutos semanales. En los espacios de seguimiento no resuelvas problemas; busca hacerlo en otra reunión.

5. Dedícale tiempo a mejorar. Las retrospectivas son fundamentales. Estas te permitirán reforzar el modelo y buscar acciones de mejora. No es una catarsis es un momento para reflexionar. Colócale un timebox y sobre eso avanza. No pierdas tiempo en escoger la dinámica de turno, busca saber que hicieron bien (para mantener), que pueden mejorar (para cambiar) y cómo podemos mejorar.

6. El QBR es un ejercicio necesario para tener una mirada hacia todo el sistema. Busca que este ejercicio sea visible, que la participación sea muy acotada y por cadenas de valor (de esto hablaremos en otro post). Lo clave está en la capacidad de coordinación y los calendarios sincronizados de trabajo. Un buen QBR debe funcionar como un reloj suizo.

Conclusión

Los OKRs no son para todos. Debemos verlos también desde el lado financiero. Al ser un ejercicio colectivo e involucrar a todo el equipo, los costos se elevan. Es claramente posible rentabilizar la inversión a través de muchos factores, pero es deber del equipo tenerlo claro. La clave está en ser eficientes.