OKR Framework®: La clave es la operación

Los OKRs son las siglas de Objetivos y Resultados Clave. En sí es un sistema de gobierno que te puede ayudar a tomar mejores decisiones. Los OKRs son simples y en su simpleza radica su belleza. Combaten la complejidad de consolidar un sistema y sus prioridades en un puñado de objetivos y resultados.

Cada vez que profundizamos en las posibilidades que abrimos a hacerlos, caemos en cuenta que pueden ser mucho más que eso. Todo depende del sabor que le quieras dar. La potencia de usarlos, no solo está en su definición, radica en las hierbas con las que quieras acompañar este sistema.

La operación

Los OKRs no tienen por naturaleza un framework, un modelo de seguimiento o algo por el estilo. Son solo objetivos y resultados. La experiencia nos dice que necesitamos mirar más allá del diseño y evidentemente, un framework o un método de trabajo es necesario.

El reto no está solo en la definición, sino en que esos OKRs definidos puedan validarse (recuerda que los OKRs son hipótesis que se validan). Para esto necesitamos observar la planificación, el seguimiento, revisiones parciales y espacios de aprendizaje.

OKR Framework®

• Planificación: Este espacio busca determinar las condiciones para la ejecución. esta planificación puede ser para el ciclo completo (3, 6 o hasta 12 meses), o puede ser parcial (1-4 semanas). Mientras más largo el ciclo que se va a planear, menos profundo debería ser la planificación (y tener espacios mas específicos cada ciertas semanas). Los entregables o salidas de este espacio son el plan de trabajo calendarizado, el plan de dependencias y el plan de riesgos.

• Sincronizaciones: Reuniones periódicas cortas que nos ayudan a tener informados a los diversos actores del trabajo que el equipo va teniendo a lo largo de su operación. Se da a nivel de equipo con frecuencias variables (diario o interdiario) y a nivel de principales stakeholders (semanal). El objetivo es que el sistema esté al tanto de los avances del equipo y de sus principales impedimentos.

• Revisiones parciales: Espacio para revisar el avance de los OKRs en el ciclo. Puede darse de manera mensual o cada mitad de ciclo. Tiene como objetivo hacer seguimiento a la evolución de los OKRs, actualizar planes de dependencias, riesgos y hacer ajustes necesarios. El equipo puede realizar proyecciones si es necesario y tomar conjuntamente (con los stakeholders convocados), desiciones de negocio. Tiene duración variable.

• Reunión de mejora: El equipo reflexiona acerca de las acciones que ha tomado en torno a la ejecución, el diseño de sus OKRs y la conexión o interrelación con sus principales stakeholders. Plantean acciones de mejora y cada miembro se lleva tareas a trabajar o para hacer seguimiento. No tiene una cadencia determinada y debería realizarse al menos una vez al mes. La duración es variable, buscando hacerla lo más corta posible.

• Quaterly Business Review: Proceso a escala en donde los múltiples equipos que trabajan bajo OKRs comparten sus resultados finales (o proyectados). Estos resultados son consolidados y son compartidos en la Executive Business Review en donde se toman decisiones de negocio. Sobre ella, se determinan las nuevas prioridades del negocio y son comunicadas para que puedan establecer los equipos sus nuevos OKRs. Tiene una duración de entre 3 semanas y un mes. Se desarrolla al final del ciclo de trabajo.

El OKR Framework® tiene como función, generar las condiciones para que el equipo pueda operar en un entorno de alta complejidad e incertidumbre. La responsabilidad no recae en roles específicos sino en todo el equipo que deberá auto-organizarse para sacar adelante cada evento. Este marco puede ser adoptado por equipos que hacen agilidad como por equipos que tienen un modelo operativo tradicional.

Conclusión

Los OKRs necesitan de un modelo que le permita operar al equipo de una manera ordenada y con mayor estructura. Esto no debe implicar una excusa para aumentar la burocracia, sino para maximizar las interacciones. No necesita de roles ni de añadir reuniones innecesariamente, sino de optimizar o mejorar las ya existentes.

El OKR Framework® es una herramienta más, un medio para alcanzar un fin de negocio y no una meta en sí. Puedes adoptar lo que consideres necesario y de la forma que creas necesaria. Es un contenedor, no un método.