OKRs: Gestión de dependencias y riesgos

Los OKRs están definidos en torno a trabajo operacional que el equipo desarrolla en un ciclo. Estos OKRs se alcanzan, principalmente, al cumplirse el trabajo previsto. Evidentemente, el hecho de generar retrasos hace que la operación no cumpla los tiempos predeterminados y con ello dificulte el alcanzar tus OKRs oportunamente.

Estos retrasos del cumplimiento de OKRs se dan bajo muchos factores posibles (presupuesto, mala estimación; pero principalmente, mala gestión de dependencias y riesgos). Es por ello que es fundamental al adoptar OKRs, reforzar nuestro modelo de gestión de riesgos y dependencias.

Los equipos son subsistemas que pertenecen a un sistema más grande. Todos tienen conexiones directas o indirectas a lo largo de su operación. Es por ello, que las dependencias internas suelen ser muy marcadas y variables a lo largo de los ciclos de OKRs. Es fundamental tener un plan conversado entre los actores que generan dependencias.

Saber en qué momento los entregables de dependencias deben ser puestos a disposición del equipo que lo necesita y esto debe estar claro antes, siquiera, de colocar una meta a los resultados clave. Estos acuerdos deben estar mapeados principalmente en un plan calendarizado de trabajo.

Cada dependencia genera un riesgo. Cada factor importante para el cumplimiento del OKR que el equipo no controle, genera un riesgo. Esto es conocido desde el diseño del OKR. Se hace necesario también, poder iniciar una evaluación que permita conocer la probabilidad e impacto de ocurrencia del riesgo con respecto al cumplimiento del OKR.

Es muy probable que esta evaluación nos arroje acciones de gestión que deben ser distribuidas a lo largo de nuestro ciclo del trabajo.

Sugerencias

• Mientras diseñas tu OKR, pregúntate constantemente qué dependencias y riesgos tienes y apúntalos.

• En el momento del planning, busca a los equipos/stakeholders con los que trabajas e intenta llegar a acuerdos de entrega. Establece fechas y actualiza tu plan de trabajo.

• Según los acuerdos, cada dependencia lleva riesgos asociados. Regístralos y evalúalos. Puedes recurrir a una matriz si lo deseas. A esto, sumas riesgos ligados a factores que no controlas y que impactan en el cumplimiento de tus OKRs. Gestiona los riesgos más importantes.

• Adiciona un espacio semanal, al menos, para revisar tu plan de trabajo, dependencias y riesgos. Esto te permitirá tomar acciones conjuntas para poder gestionar mejor tu trabajo. Este espacio puede ser a la interna del equipo pero también podría ser escalado (entre los equipos integrantes de una misma área, tren o tribu).

• Puedes tener espacios conjuntos de planificación escalada de riesgos. Esto puede ser muy útil para gestionar riesgos comunes o transversales entre muchos equipos. Podría ayudar a hacer más eficiente la gestión.

• Antes de iniciar tu ciclo de OKRs, debes ya haber planificado tu operación (BAU), tus dependencias y riesgos en todos los niveles necesarios como para que el primer día del ciclo, empieces ya con la ejecución de tus planes.