OKR Framework®: A chave é a operação

OKRs significam Objetivos e Resultados-Chave. Por si só, é um sistema governamental que pode ajudá-lo a tomar melhores decisões. Os OKRs são simples e sua beleza está na simplicidade. Combatem a complexidade de consolidar um sistema e as suas prioridades num conjunto de objectivos e resultados.

Cada vez que nos aprofundamos nas possibilidades que abrimos para realizá-los, percebemos que podem ser muito mais do que isso. Tudo depende do sabor que você deseja dar. O poder de utilizá-los não está apenas na sua definição, mas sim nas ervas com as quais se pretende acompanhar este sistema.

A operação

Os OKRs, por natureza, não possuem uma estrutura, um modelo de rastreamento ou algo parecido. São apenas objetivos e resultados. A experiência diz-nos que precisamos de olhar para além do design e, obviamente, é necessário um enquadramento ou um método de trabalho.

O desafio não está apenas na definição, mas em saber se esses OKRs definidos podem ser validados (lembre-se de que OKRs são hipóteses validadas). Para isso precisamos observar o planejamento, o acompanhamento, as revisões parciais e os espaços de aprendizagem.

Estrutura OKR®

• Planejamento: Este espaço busca determinar as condições de execução. Esse planejamento pode ser para o ciclo completo (3, 6 ou até 12 meses), ou pode ser parcial (1 a 4 semanas). Quanto mais longo for o ciclo a planear, menos aprofundado deverá ser o planeamento (e ter espaços mais específicos a cada poucas semanas). As entregas ou resultados deste espaço são o plano de trabalho programado, o plano de dependência e o plano de risco.

• Sincronizações: Curtas reuniões periódicas que nos ajudam a manter os diversos atores informados sobre o trabalho que a equipe está realizando ao longo de sua operação. Ocorre ao nível da equipa com frequências variáveis (diária ou interdia) e ao nível dos principais stakeholders (semanalmente). O objetivo é que o sistema fique atento ao progresso da equipe e aos seus principais impedimentos.

• Revisões parciais: Espaço para revisar o andamento dos OKRs no ciclo. Pode ocorrer mensalmente ou a cada meio ciclo. Seu objetivo é acompanhar a evolução dos OKRs, atualizar planos de dependências e riscos e fazer os ajustes necessários. A equipe pode fazer projeções se necessário e tomar decisões de negócio em conjunto (com os stakeholders convocados). Tem duração variável.

• Reunião de melhoria: O time reflete sobre as ações que tem realizado em relação à execução, ao desenho de seus OKRs e à conexão ou inter-relacionamento com seus principais stakeholders. Eles propõem ações de melhoria e cada membro assume tarefas para trabalhar ou monitorar. Não existe uma cadência específica e deve ser feita pelo menos uma vez por mês. A duração é variável, tentando ser o mais curta possível.

• Revisão Trimestral de Negócios: Processo escalonado onde múltiplas equipes trabalhando sob OKRs compartilham seus resultados finais (ou projetados). Esses resultados são consolidados e compartilhados no Executive Business Review onde são tomadas as decisões de negócios. Nele são determinadas e comunicadas as novas prioridades de negócio para que as equipes possam estabelecer seus novos OKRs. Dura entre 3 semanas e um mês. É desenvolvido no final do ciclo de trabalho.

A função do OKR Framework® é gerar as condições para que o time possa atuar em um ambiente de alta complexidade e incerteza. A responsabilidade não recai sobre funções específicas, mas sim sobre toda a equipe que deve se auto-organizar para realizar cada evento. Essa estrutura pode ser adotada tanto por equipes que praticam agilidade quanto por equipes que possuem um modelo operacional tradicional.

Conclusão

Os OKRs precisam de um modelo que permita à equipe operar de forma ordenada e mais estruturada. Isto não deve ser uma desculpa para aumentar a burocracia, mas sim para maximizar as interações. Não são necessárias funções ou acréscimos desnecessários de reuniões, mas sim otimizar ou melhorar as existentes.

O OKR Framework® é mais uma ferramenta, um meio para atingir um objetivo de negócio e não um objetivo em si. Você pode adotar o que considerar necessário e da forma que achar necessária. É um contêiner, não um método.